Strategic-Line

Гармония планирования в вашем бизнесе

Скачать демоверсию
Первый проект
Партнерам
Личный кабинет

Подготовка к планированию. Импорт данных


Импорт данных из именованных диапазонов

  В этом разделе содержится информация об импорте данных в «Budget-Plan Express» из внешних файлов Excel с именованными диапазонами. Специальная процедура позволяет импортировать из файлов с именованным диапазоном справочники, данные для таблиц операционных планов и «встроенных» таблиц, помещать в буфер обмена строку из 36 периодов (месяцев проекта). Информация об импорте (экспорте) данных из MS Project (в MS Project) содержится в разделе: Экспорт и импорт диаграммы Ганта - Обмен с MS Project 

☛ Воспользуйтесь переключением между книгами Excel с помощью клавиатуры (Ctrl + Tab), если при открытии файлов Excel окно проекта «Budget-Plan Express» стало не доступным.

При открытии файлов Excel создается новый экземпляр книги Excel, то есть файл должен открываться в новом окне. Однако, в некоторых установках или в устаревших версиях Excel новый файл открывается на месте старых окон. В большинстве случаях, этот недостаток считают недоработкой старых (Excel 2010 и более ранних) версий.


  1. Именованные диапазоны
  2. Данные импортируются только из файла Excel с именованным диапазоном. В программе предусмотрен импорт справочников, данных для таблиц операционных планов и данных для «встроенных» таблиц (в формах редактирования). Создание предварительных справочников оправдано при работе с большим количеством проектов, с целью экономии времени. В иных случаях, данные для импорта могут готовить подразделения, которые за эти данные отвечают или регулярно их обновляют.

    Можно импортировать данные из двух типов именованных диапазонов, с заранее определенной размерностью (1÷30 х 1 и 1÷30 х 36):

    1. Для справочников – именованный диапазон с 1 колонкой (1÷30 х 1);
    2. Для планов – именованный диапазон с 36 колонками-периодами (1÷30 х 36);
    3. Именованный диапазон для импорта трендов – с 36 колонками-периодами (1 х 36).

      Если импортируемые данные не соответствуют одному из требований, они игнорируются программой.

    Для создания именованного диапазона в книге Excel, проделайте следующие действия:

    1. шаг - выделите диапазон ячеек, в котором были подготовлены дынные для импорта;
    2. шаг - в верхнем левом углу - в поле "Имя" добавьте наименование диапазона;
    3. шаг - нажмите «Enter».

    Нажмите «F3» (или «Ctrl + F3»), чтобы посмотреть в окне все созданные в этой книге диапазоны.
    Тоже самое можно проделать через главное меню Excel: "Формулы → Диспетчер имен → Присвоить имя" ...и выделенному на данный момент диапазону будет присвоено имя.

    Пример именованного диапазона для справочника "Продукт1" - имя в верхнем левом углу:

    Данные импортируются только из файла Excel с именованным диапазоном. Пример импорта именованного диапазона для справочника «Продуктов»



  3. Открытие файла с именованными диапазонами. Окно параметров импорта
  4. Процедура импорта вызывается из главного меню: "Данные → Импорт данных (пункт меню) → Открыть файл (диалоговое окно открытия файлов)". По умолчанию открывается папка "files". Выберите нужный файл Excel, в котором должны содержаться именованные диапазоны, и нажмите "Открыть", после чего появится окно импорта, в котором можно уточнить условия импорта данных.

      Если файл не содержит именованных диапазонов, или форматы импортируемых данных не соответствуют требованиям размерности (1÷30 х 1 или 1÷30 х 36), на экране появится сообщение: "В файле не найдено именованных диапазонов для импорта данных".

    Затем, все именованные диапазоны, которые программа обнаружит в файле, попадут в список формы (их имена). Здесь, в окне редактирования настроек импорта, нужно установить соответствие элементов:

    1. шаг – выбрать «имя диапазона» из списка имен;
    2. шаг – указать «куда передавать» данные;
    3. шаг – выбрать «период начала импорта» и нажать «OK».

    Для диапазонов с размерностью «1÷30 х 1» программа предложит копировать данные в справочники (в списке "куда передавать" появится перечень справочников)

    1. Справочник продуктов;
    2. Справочник материалов;
    3. Справочник ресурсов и этапов производства;
    4. Справочник постоянных затрат.


    Пример, когда в списке «куда передавать» – имена справочников:

    В окне редактирования настроек импорта нужно установить соответствие. Пример, когда предлагается импортировать данные в справочник

    Результат выполнения процедуры импорта справочника:

    Результат импорта справочника

    С случае импорта данных в таблицы операционных или других планов (с размерностью диапазонов «1÷30 х 36»), в списке "куда передавать" появится перечень планов или уточненных данных для импорта:

    1. План продаж -цена;
    2. План продаж -количество;
    3. План закупок -цена;
    4. План постоянных затрат;
    5. Прогнозные тренды;
    6. Прогнозные курсы валют;
    7. Копировать в буфер обмена.

    После того, как будет установлено соответствие в импортируемых списках, нужно выбрать период, начиная с которого будут импортироваться данные, и нажать «ОК».

    Пример импорта данных в операционный план:

    Пример импорта данных в операционные планы

    Результат импорта, например, тренда "План продаж -цена", можно увидеть в форме редактирования «плана продаж».


  5. Копировать данные в буфер обмена
  6. При выборе «Копировать в буфер обмена», данные можно затем вставить в незаблокированные строки планов и «встроенных» таблиц. Для этого нужно выполнить команду «вставить» – из главного, контекстного меню, или нажать «Ctrl + V» (смотрите также пункты главного меню "Данные"). Чтобы учесть период, начиная с которого данные будут импортированы, просто установите курсор в соответствующую ячейку, и выполните команду «вставить».

    Копирование трендов из буфера обмена доступно во все «встроенные» таблицы, а также – в те планы, в которых данные не зависят от итогового расчета:

    1. План постоянных затрат;
    2. План расчетов с кредиторами (ПФО);
    3. Финансовый план (ПФО и выборочные данные);
    4. Инвестиционный план (ПФО и выборочные данные);
    5. Финансовый анализ (Прогнозные тренды и Прогнозные курсы валют).

    В другие планы копирование трендов из буфера обмена не предусмотрено.


  7. Подготовка файлов для импорта данных
  8. При импорте данных в операционные планы нужно учитывать структуру плана, которая в свою очередь должна совпадать со структурой данных в именованных диапазонах. Проследите также за тем, чтобы импортируемые таблицы (для операционных планов) содержали 36 колонок (периодов), и только потом создавайте именованные диапазоны.

    Давайте понятные имена для именованных диапазонов, чтобы потом легко было разобраться в импортируемом списке. Именованные диапазоны можно хранить в одном или в разных файлах, желательно в папке "files", которая открывается по умолчанию. Периодически, данные в этих файлах могли бы обновляться по мере необходимости.

      Файл с импортируемыми данными можно объявить «файлом по умолчанию», для этого установите флажок: "Использовать этот файл по умолчанию".

    Именованные диапазоны можно хранить в одном или в разных файлах

    ☛ Заметьте, путь к файлу программа укажет самостоятельно.





Справка о программе "Budget-Plan Express", © ООО "Cтратегик-Лайн"

   Главная | Продукт | Купить | Материалы | Контакты  
Рейтинг@Mail.ru