Budget-Plan-Express - гармония планирования
Strategic-Line

Подготовка к планированию. Импорт данных


Рекомендации по импорту данных

Импорт данных может сократить время подготовки бизнес-плана. Это важно, если большинство данных вы можете получить, например, из интернета или других внешних источников. Это могут быть курсы валют, прогнозы цен и т. д.

Вы можете импортировать в программу справочники, операционные планы и прочие тренды из заранее подготовленных форматов (в данном разделе не рассматривается импорт из MS Project).

Смотрите далее в этом разделе – как создаются именованные диапазоны, и как выполняется импорт данных.

✎ Budget-Plan Express – программный продукт для подготовки бизнес-планов и презентаций в формате Word и Excel, оптимальный для малого бизнеса и учебы (для студентов, аспирантов, слушателей MBI и т. д.)

Используйте два языка интерфейса – русский и английский, а также – «транслит», для перевода бизнес-плана на любой язык! Подробности ...




Импорт данных из именованных диапазонов

В этом разделе содержится информация об импорте данных в Budget-Plan Express из внешних файлов Excel с именованными диапазонами. Специальная процедура позволяет импортировать из файлов с именованным диапазоном справочники, данные для таблиц операционных планов и «встроенных» таблиц, помещать в буфер обмена строку из 36 периодов (месяцев проекта). Информация об импорте (экспорте) данных из MS Project (в MS Project) содержится в разделе: Экспорт и импорт диаграммы Ганта - Обмен с MS Project 

☛ Воспользуйтесь переключением между книгами Excel с помощью клавиатуры (Ctrl + Tab), если при открытии файлов Excel окно проекта Budget-Plan Express стало не доступным.

При открытии файлов Excel создается новый экземпляр книги Excel, то есть файл должен открываться в новом окне. Однако, в некоторых установках или в устаревших версиях Excel новый файл открывается на месте старых окон. В большинстве случаях, этот недостаток считают недоработкой старых (Excel 2010 и более ранних) версий.


1. Именованные диапазоны

Данные импортируются только из файла Excel с именованным диапазоном. В программе предусмотрен импорт справочников, данных для таблиц операционных планов и данных для «встроенных» таблиц (в формах редактирования). Создание предварительных справочников оправдано при работе с большим количеством проектов, с целью экономии времени. В иных случаях, данные для импорта могут готовить подразделения, которые за эти данные отвечают или регулярно их обновляют.

Можно импортировать данные из двух типов именованных диапазонов, с заранее определенной размерностью (1÷30 х 1 и 1÷30 х 36):

  1. Для справочников – именованный диапазон с 1 колонкой (1÷30 х 1);
  2. Для планов – именованный диапазон с 36 колонками-периодами (1÷30 х 36);
  3. Именованный диапазон для импорта трендов – с 36 колонками-периодами (1 х 36).

Если импортируемые данные не соответствуют одному из требований, они игнорируются программой.

Для создания именованного диапазона в книге Excel, проделайте следующие действия:

  1. шаг - выделите диапазон ячеек, в котором были подготовлены дынные для импорта;
  2. шаг - в верхнем левом углу - в поле "Имя" добавьте наименование диапазона;
  3. шаг - нажмите «Enter».

Нажмите «F3» (или «Ctrl + F3»), чтобы посмотреть в окне все созданные в этой книге диапазоны.
Тоже самое можно проделать через главное меню Excel: "Формулы → Диспетчер имен → Присвоить имя" ...и выделенному на данный момент диапазону будет присвоено имя.

Пример именованного диапазона для справочника "Продукт1" - имя в верхнем левом углу:

Данные импортируются только из файла Excel с именованным диапазоном. Пример импорта именованного диапазона для справочника «Продуктов»



2. Открытие файла с именованными диапазонами. Окно параметров импорта

Процедура импорта вызывается из главного меню: "Данные → Импорт данных (пункт меню) → Открыть файл (диалоговое окно открытия файлов)". По умолчанию открывается папка "files". Выберите нужный файл Excel, в котором должны содержаться именованные диапазоны, и нажмите "Открыть", после чего появится окно импорта, в котором можно уточнить условия импорта данных.

Если файл не содержит именованных диапазонов, или форматы импортируемых данных не соответствуют требованиям размерности (1÷30 х 1 или 1÷30 х 36), на экране появится сообщение: "В файле не найдено именованных диапазонов для импорта данных".

Затем, все именованные диапазоны, которые программа обнаружит в файле, попадут в список формы (их имена). Здесь, в окне редактирования настроек импорта, нужно установить соответствие элементов:

  1. шаг – выбрать «имя диапазона» из списка имен;
  2. шаг – указать «куда передавать» данные;
  3. шаг – выбрать «период начала импорта» и нажать «OK».

Для диапазонов с размерностью «1÷30 х 1» программа предложит копировать данные в справочники (в списке "куда передавать" появится перечень справочников)

  1. Справочник продуктов;
  2. Справочник материалов;
  3. Справочник ресурсов и этапов производства;
  4. Справочник постоянных затрат.


Пример, когда в списке «куда передавать» – имена справочников:

В окне редактирования настроек импорта нужно установить соответствие. Пример, когда предлагается импортировать данные в справочник


Результат выполнения процедуры импорта справочника:

Результат импорта справочника

☛ Заметьте, по умолчанию, всем атрибутам будет присвоено свойство «Элемент», последнему атрибуту – свойство «Итого». Свойство атрибута «Сумма» вы должны указать самостоятельно!

В случае импорта данных в таблицы операционных или других планов (с размерностью диапазонов «1÷30 х 36»), в списке "куда передавать" появится перечень планов или уточненных данных для импорта:

  1. План продаж -цена;
  2. План продаж -количество;
  3. План закупок -цена;
  4. План постоянных затрат;
  5. Прогнозные тренды;
  6. Прогнозные курсы валют;
  7. Копировать в буфер обмена.

После того, как будет установлено соответствие в импортируемых списках, нужно выбрать период, начиная с которого будут импортироваться данные, и нажать «ОК».

Пример импорта данных в операционный план:

Пример импорта данных в операционные планы


Результат импорта, например, тренда "План продаж -цена", можно увидеть в форме редактирования «плана продаж».


3. Копировать данные в буфер обмена

При выборе «Копировать в буфер обмена», данные можно затем вставить в незаблокированные строки планов и «встроенных» таблиц. Для этого нужно выполнить команду «вставить» – из главного, контекстного меню, или нажать «Ctrl + V» (смотрите также пункты главного меню "Данные"). Чтобы учесть период, начиная с которого данные будут импортированы, просто установите курсор в соответствующую ячейку, и выполните команду «вставить».

Копирование трендов из буфера обмена доступно во все «встроенные» таблицы, а также – в те планы, в которых данные не зависят от итогового расчета:

  1. План постоянных затрат;
  2. План итоговых, внереализационных и прочих затрат (ПФО);
  3. Финансовый план (ПФО и выборочные данные);
  4. Инвестиционный план (ПФО и выборочные данные);
  5. Финансовый анализ (Прогнозные тренды и Прогнозные курсы валют).

В другие планы копирование трендов из буфера обмена не предусмотрено.


4. Подготовка файлов для импорта данных

При импорте данных в операционные планы нужно учитывать структуру плана, которая в свою очередь должна совпадать со структурой данных в именованных диапазонах. Проследите также за тем, чтобы импортируемые таблицы (для операционных планов) содержали 36 колонок (периодов), и только потом создавайте именованные диапазоны.

Давайте понятные имена для именованных диапазонов, чтобы потом легко было разобраться в импортируемом списке. Именованные диапазоны можно хранить в одном или в разных файлах, желательно в папке "files", которая открывается по умолчанию. Периодически, данные в этих файлах могли бы обновляться по мере необходимости.

Файл с импортируемыми данными можно объявить «файлом по умолчанию», для этого установите флажок: "Использовать этот файл по умолчанию".

Именованные диапазоны можно хранить в одном или в разных файлах

☛ Заметьте, путь к файлу программа укажет самостоятельно.



Выберите свою лицензии Budget-Plan Express и оплатите в личном кабинете – в рублях или другой валютой






Поделиться:
© 2007-2021, +7 (925) 409-11-59 (10:00 - 18:00, МСК),   support@strategic-line.ru, написать