Подготовка к планированию. Справочники
Некоторые операционные планы не могут быть изначально стандартизированы, так как их содержание зависит от деятельности компании, например, план продаж (в данном случае это – наименование продуктов). Такие планы, по сути, должны быть редактируемые. Эти планы создаются в программе на основе пользовательских справочников. То есть, сначала создается справочник, затем из этого справочника (по его образцу) создается соответствующая таблица. И таких редактируемых справочников, как и таблиц (планов), четыре:
| Справочники |
Таблицы |
| Справочник продуктов |
План продаж |
| Справочник материалов и нормативных затрат |
План закупок и нормативных затрат |
| Справочник ресурсов и этапов производства |
План затрат на реализацию этапов производства |
| Справочник постоянных затрат |
План постоянных затрат |
Алгоритм создания справочников
Вы либо импортируйте готовый справочник из именованного диапазона файла Excel (см. далее), либо создаете его с помощью инструментов редактирования.
- Добавьте в справочник (в столбце «Атрибут») необходимое количество записей – по одной, или одновременно несколько записей (как добавлять записи смотрите далее)
- Отредактируйте наименование записей (доступ к редактированию – двойной щелчок мыши). Эти наименования будут строками вашей будущей таблицы – одной из четырех таблиц (планов)
- Справочники, как и таблицы имеют трехуровневую структуру. Т. е. вы можете установить под группой данных итоговую строку. Для этого выберите из списка свойство атрибута «Сумма». Это вам поможет лучше структурировать и анализировать данные расчетов будущего бизнес-плана, например:
- Соки натуральные
- Газированные напитки
- Минеральная вода
- Итого напитки
☛ Обратите внимание! Нельзя установить свойство «Сумма» в двух строках подряд.
- Для последней строки установите свойство атрибута «Итог» (выберите из списка).
☛ Обратите внимание! Строка со свойством «Итог» должна быть в единственном экземпляре. И это обязательная, и всегда – последняя строка.
- Наконец, создайте таблицу по вашему справочнику, используя пункт главного меню «Создать таблицу».
☛ Обратите внимание! В дальнейшем вы всегда сможете отредактировать содержание справочника, а затем – таблицы (пункт меню «Редактировать таблицу»), не меняя при этом структуру и рассчитанные данные в планах таблиц (если уже выполнялись расчеты бизнес-плана).
Методы и инструменты редактирования
Итак, в создания четырех планов участвуют соответствующие справочники:
- Справочник «продуктов»
- Справочник «закупок и нормативных затрат»
- Справочник «ресурсов и этапов производства»
- Справочник «постоянных затрат»
Планы имеют трехуровневую вложенность атрибутов. Чтобы указать «уровень» текущего атрибута, из списка выбирается свойство, соответствующее уровню:
- элементы - обычные строки;
- суммы - подсчет суммы групп строк (формула суммы);
- итог - итоговая сумма всех строк (формула суммы).
Стоки «сумм» и «итогов», в составе таблиц, являются нередактируемыми строками.
Обратите внимание, чтобы добавить или удалить запись в соответствующем справочнике, или полностью удалить справочник, курсор должен располагаться в колонке с наименованием справочника.
Для добавления или удаления можно использовать контекстное меню или горячие клавиши («F2» и «Del»). Для вызова контекстного меню используется правая клавиша мыши.
Наименования элементов справочника (атрибуты) редактируются вводом с клавиатуры или двойным щелчком мыши (редактирование строки). Для редактирования типов и свойств каждого атрибута используйте ниспадающие списки. Налоги добавляются по умолчанию (из ваших настроек), однако, для каждого элемента любого справочника можно установить отдельный налог – вводом суммы налога с клавиатуры или двойным щелчком мыши (редактирование поля).
Последняя строка любого справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого».
- Добавить (вставить) запись
Для добавления новой записи установите курсор в конце списка справочника (на первой пустой строке), и нажмите «добавить» или «F2». Для добавления нескольких задач выделите соответствующий диапазон после списка.
Вы можете также вставить одну запись в список, используя пункт меню «вставить» или «F2». Для этого расположите курсор на том месте, куда хотите вставить новую запись.
- Удалить запись
Для удаления записи (нескольких записей) справочника, просто выделите соответствующий диапазон с существующими (не пустыми) записями и нажмите пункт «Удалить» или клавишу «Del».
Обратите внимание, первую запись удалять нельзя!
- Установить свойство и тип
Установите свойство и тип для каждого элемента (атрибута) справочника. Для этого просто выберите значение из списка.
Обратите внимание, для итоговых атрибутов тип указывать не нужно. Также типы атрибута не указывают в справочнике «Продуктов».
- Очистите (удалите) справочник
Для удаления данных из справочника просто вызовите пункт меню «Очистить (удалить) справочник».
Чтобы полностью удалить справочник, курсор должен располагаться в колонке с наименованиями элементов справочника. Первая запись не удаляется, вы можете ее лишь отредактировать, например, "Нет данных".
Справочник «Продуктов»
Прежде, чем начать планировать продажи, нужно создать таблицу «План продаж» - по образцу справочника «Продуктов». Справочник «Продуктов», как и другие справочники, может включать не более 30-ти атрибутов. Последняя строка любого справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого».
Ограничение количества соответствует логике бизнес-планирования: продукты должны отображать аналитическую структуру, а не номенклатуру товаров, как это принято в бухгалтерских, складских и в других учетных системах. При планировании нужно сконцентрироваться на получении максимально приближенного денежного потока, сегментном анализе и экспертных оценках. Избыточное количество продуктов объединяют в «логические группы продуктов».
Создать справочник «Продуктов»
1 шаг. Добавьте запись в справочник:
По умолчанию устанавливается свойство атрибута "Элемент", и "НДС", указанный в "Общих настройках":
F2 - добавить новую запись.
Del - удалить запись.
Тоже самое - из контекстного меню (правая кнопка мыши).
2 шаг. Отредактируйте наименования атрибутов:
Двойной щелчок кнопки мыши - редактировать текст, или просто набирайте с клавиш новый текст.
3 шаг. Установите одно из 3-х свойств:
- Элемент;
- Сумма;
- Итог.
Пример выбора элемента "Сумма" из списка:
4 шаг. Установите свойство "Итого" для последнего атрибута:
Пример выбора обязательного элемента "Итого" из списка:
Последняя строка любого справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого». В случае ошибки, программа напомнит об этом, при создании таблицы «План продаж».
Импортировать справочник «Продуктов» из файла
Справочники можно импортировать из файла Excel с именованным диапазоном. Создание предварительных справочников оправдано при работе с большим количеством проектов, с целью экономии времени.
Пример файла с именованным диапазоном, где был
создан справочник продуктов:
Обратите внимание, название именованного диапазона: "Продукты1" - в левом верхнем углу.
1 шаг. Выберите пункт главного меню «Импорт данных», и в диалоговом окне найдите ваш файл с именованным (и) диапазоном (и), где находится справочник: "Данные → Импорт данных (пункт меню) → Открыть файл".
2 шаг. Установите соответствие, выбрав из списка «имя диапазона» (в данном случае "Продукты1") и имя справочника – «куда передавать» (в данном случае "справочник продуктов"), как показано на рисунке:
3 шаг. Отредактируйте «свойство» и «НДС» в соответствующих атрибутах.
Результат импорта вы видите на рисунке:
Информация об импорте подробно в разделе Импорт данных.
Теперь, когда справочник «Продуктов» создан, можно создать таблицу плана продаж:
"Главное меню → Создать таблицу → План продаж".
Справочник «Материалов и нормативных затрат»
Справочник «Материалов и нормативных затрат» создается по аналогии справочника «Продуктов»: добавляются запись в справочник, устанавливается свойство атрибута: "Элемент", "Сумма", "Итого". Добавляется НДС, указанный в общих настройках, и при необходимости, НДС редактируется. В этом справочнике добавлено поле "Тип", в котором так же необходимо указать соответствующее значение.
Последняя строка справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого». В случае ошибки, программа напомнит об этом, при создании таблицы «План закупок и нормативных затрат».
Справочник также можно импортировать, как и Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
В поле "Тип" необходимо выбрать одно из 3-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Материальный – (17) Материальные затраты -в составе прямых затрат («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (02) Материальные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (02) Выплаты поставщикам и подрядчикам («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (11) Заработная плата -в составе прямых затрат («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (03) Прямые затраты на оплату труда («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (24) Прочие операционные расходы («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (04) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
В форме редактировании плана «закупок и нормативных затрат» для продуктов с типом "Материальный" доступна вкладка «Учет готовой продукции».
Теперь, когда справочник «Материалов и нормативных затрат» создан, можно создать таблицу плана нормативных затрат: "Главное меню → Создать таблицу → План нормативных затрат".
Справочник «Ресурсов и этапов производства»
Справочник «ресурсов и этапов производства» создается (импортируется) по аналогии с другими справочниками: смотрите Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
Как и в справочнике «материалов и нормативных затрат», здесь добавлено поле "Тип", в котором нужно выбрать одно из 3-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Материальный – (18) Материальные затраты -в составе ресурсов («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (02) Материальные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (02) Выплаты поставщикам и подрядчикам («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (12) Заработная плата -в составе затрат на ресурсы («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (03) Прямые затраты на оплату труда («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (24) Прочие операционные расходы («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (04) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
Теперь, когда справочник «Ресурсов и этапов производства» создан, можно создать таблицу плана затрат на реализацию этапов производства: "Главное меню → Создать таблицу → План затрат на реализацию этапов производства".
Справочник «Постоянных затрат»
Справочник «Постоянных затрат» создается (импортируется) по аналогии с другими справочниками: смотрите Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
Как в других справочниках, здесь добавлено поле "Тип", в котором нужно выбрать одно из 4-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Коммерческий – (22) Коммерческие расходы («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (07) Коммерческие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
- Административный – (23) Административные расходы («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (08) Административные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (13) Заработная плата -в составе общих затрат («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (09) Заработная плата сотрудников («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (19) Прочие материальные затраты («План итоговых, внереализационных и прочих затрат»), (10) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
Теперь, когда справочник «Постоянных затрат» создан, можно создать таблицу плана постоянных затрат: "Главное меню → Создать таблицу → План постоянных затрат".
Справка о программе "Budget-Plan Express", www.strategic-line.ru | Содержание справки
Поделиться:
