Подготовка к планированию. Справочники
Некоторые операционные планы не могут быть изначально стандартизированы, так как их содержание зависит от деятельности компании. Эти планы создаются в программе на основе пользовательских справочников. То есть, сначала создается справочник, затем из этого справочника (по его образцу) создается соответствующая таблица:
| Справочники |
Таблицы |
| Справочник продуктов |
План продаж |
| Справочник материалов и нормативных затрат |
План закупок и нормативных затрат |
| Справочник ресурсов и этапов производства |
План затрат на реализацию этапов производства |
| Справочник постоянных затрат |
План постоянных затрат |
Зачем нужны справочники
Операционные планы, которые не могут быть стандартизированы, содержат собственные наименования строк таблиц (например, «план продаж»), в данном случае, это – наименование продуктов. Такие планы, по сути, должны быть редактируемые. Чтобы это было возможно, для этих планов создаются справочники, которые редактирует пользователь по собственному усмотрению, включая содержание, налоги и структуру. После создания справочника по его образцу создается план. Всего таких планов, требующих наличия справочников, четыре:
- «План продаж»;
- «План закупок и нормативных затрат»;
- «План затрат на реализацию этапов производства»;
- «План постоянных затрат».
В создания этих планов участвуют соответствующие справочники:
- Справочник «продуктов»
- Справочник «закупок и нормативных затрат»
- Справочник «ресурсов и этапов производства»
- Справочник «постоянных затрат»
Планы имеют трехуровневую вложенность атрибутов. Чтобы указать «уровень» текущего атрибута, из списка выбирается свойство, соответствующее уровню:
- элементы - обычные строки;
- суммы - подсчет суммы групп строк (формула суммы);
- итог - итоговая сумма всех строк (формула суммы).
Стоки «сумм» и «итогов», в составе таблиц, являются нередактируемыми строками.
Справочник «Продуктов»
Прежде, чем начать планировать продажи, нужно создать таблицу «План продаж» - по образцу справочника «Продуктов». Справочник «Продуктов», как и другие справочники, может включать не более 30-ти атрибутов. Последняя строка любого справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого».
Ограничение количества соответствует логике бизнес-планирования: продукты должны отображать аналитическую структуру, а не номенклатуру товаров, как это принято в бухгалтерских, складских и в других учетных системах. При планировании нужно сконцентрироваться на получении максимально приближенного денежного потока, сегментном анализе и экспертных оценках. Избыточное количество продуктов объединяют в «логические группы продуктов».
Создать справочник «Продуктов»
1 шаг. Добавьте запись в справочник:
По умолчанию устанавливается свойство атрибута "Элемент", и "НДС", указанный в "Общих настройках":
F2 - добавить новую запись.
Del - удалить запись.
Тоже самое - из контекстного меню (правая кнопка мыши).
2 шаг. Отредактируйте наименования атрибутов:
Двойной щелчок кнопки мыши - редактировать текст, или просто набирайте с клавиш новый текст.
3 шаг. Установите одно из 3-х свойств:
- Элемент;
- Сумма;
- Итог.
Пример выбора элемента "Сумма" из списка:
4 шаг. Установите свойство "Итого" для последнего атрибута:
Пример выбора обязательного элемента "Итого" из списка:
Последняя строка любого справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого». В случае ошибки, программа напомнит об этом, при создании таблицы «План продаж».
Импортировать справочник «Продуктов» из файла
Справочники можно импортировать из файла Excel с именованным диапазоном. Создание предварительных справочников оправдано при работе с большим количеством проектов, с целью экономии времени.
Пример файла с именованным диапазоном, где был
создан справочник продуктов:
Обратите внимание, название именованного диапазона: "Продукты1" - в левом верхнем углу.
1 шаг. Выберите пункт главного меню «Импорт данных», и в диалоговом окне найдите ваш файл с именованным (и) диапазоном (и), где находится справочник: "Данные → Импорт данных (пункт меню) → Открыть файл".
2 шаг. Установите соответствие, выбрав из списка «имя диапазона» (в данном случае "Продукты1") и имя справочника – «куда передавать» (в данном случае "справочник продуктов"), как показано на рисунке:
3 шаг. Отредактируйте «свойство» и «НДС» в соответствующих атрибутах.
Результат импорта вы видите на рисунке:
Информация об импорте подробно в разделе Импорт данных.
Теперь, когда справочник «Продуктов» создан, можно создать таблицу плана продаж:
"Главное меню → Создать таблицу → План продаж".
Справочник «Материалов и нормативных затрат»
Справочник «Материалов и нормативных затрат» создается по аналогии справочника «Продуктов»: добавляются запись в справочник, устанавливается свойство атрибута: "Элемент", "Сумма", "Итого". Добавляется НДС, указанный в общих настройках, и при необходимости, НДС редактируется. В этом справочнике добавлено поле "Тип", в котором так же необходимо указать соответствующее значение.
Последняя строка справочника должна быть итоговой, то есть, иметь обязательное свойство «итого». В случае ошибки, программа напомнит об этом, при создании таблицы «План закупок и нормативных затрат».
Справочник также можно импортировать, как и
Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
В поле "Тип" необходимо выбрать одно из 3-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Материальный – (17) Материальные затраты -в составе прямых затрат («План расчетов с кредиторами»), (02) Материальные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (02) Выплаты поставщикам и подрядчикам («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (11) Заработная плата -в составе прямых затрат («План расчетов с кредиторами»), (03) Прямые затраты на оплату труда («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (24) Прочие операционные расходы («План расчетов с кредиторами»), (04) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
В форме редактировании плана «закупок и нормативных затрат» для продуктов с типом "Материальный" доступна вкладка «Учет готовой продукции».
Теперь, когда справочник «Материалов и нормативных затрат» создан, можно создать таблицу плана нормативных затрат: "Главное меню → Создать таблицу → План нормативных затрат".
Справочник «Ресурсов и этапов производства»
Справочник «ресурсов и этапов производства» создается (импортируется) по аналогии с другими справочниками: смотрите Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
Как и в справочнике «материалов и нормативных затрат», здесь добавлено поле "Тип", в котором нужно выбрать одно из 3-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Материальный – (18) Материальные затраты -в составе ресурсов («План расчетов с кредиторами»), (02) Материальные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (02) Выплаты поставщикам и подрядчикам («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (12) Заработная плата -в составе затрат на ресурсы («План расчетов с кредиторами»), (03) Прямые затраты на оплату труда («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (24) Прочие операционные расходы («План расчетов с кредиторами»), (04) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
Теперь, когда справочник «Ресурсов и этапов производства» создан, можно создать таблицу плана затрат на реализацию этапов производства: "Главное меню → Создать таблицу → План затрат на реализацию этапов производства".
Справочник «Постоянных затрат»
Справочник «Постоянных затрат» создается (импортируется) по аналогии с другими справочниками: смотрите Справочник Продуктов.
Назначение поля "Тип" затрат
Как в других справочниках, здесь добавлено поле "Тип", в котором нужно выбрать одно из 4-х значений списка. От выбранного типа зависят дальнейшие расчеты и положение в строках таблиц:
- Коммерческий – (22) Коммерческие расходы («План расчетов с кредиторами»), (07) Коммерческие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
- Административный – (23) Административные расходы («План расчетов с кредиторами»), (08) Административные расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
- Трудовой – (13) Заработная плата -в составе общих затрат («План расчетов с кредиторами»), (09) Заработная плата сотрудников («Отчет о прибылях и убытках»), (03) Выплаты по заработной плате («Отчет о движении денежных средств»).
- Прочие – (19) Прочие материальные затраты («План расчетов с кредиторами»), (10) Прочие расходы («Отчет о прибылях и убытках»), (06) Прочие выплаты и поступления («Отчет о движении денежных средств»).
Теперь, когда справочник «Постоянных затрат» создан, можно создать таблицу плана постоянных затрат: "Главное меню → Создать таблицу → План постоянных затрат".
