Strategic-Line

Гармония планирования в вашем бизнесе

Скачать демоверсию
Первый проект
Партнерам
Личный кабинет

Не пора ли все поменять в работе финансовой службы

Дмитрий Козлов
(финансовый директор «Метриум Групп», к. э. Н).

  Эта статья напечатана в журнале Финансовый директор №6, июнь 2017


Мы выбрали пять признаков неэффективной работы финансовой службы. Наличие даже одного из них — сигнал о том, что надо действовать. Иначе недоработки финансистов станут очевидны и высшему руководству. Статья поможет выявить проблемы на ранней стадии и устранить их своими силами.

Финансовая служба — это вспомогательное подразделение, которое обслуживает все отделы компании. Если она неэффективна, это отражается на результатах бизнеса в целом. Поэтому руководство пристально следит за работой службы. Расскажу, какие признаки сигнализируют о проблемах и что предпринять, чтобы исправить ситуацию.


1. Частые кассовые разрывы

Одна из главных задач финансовой службы — обеспечить непрерывный денежный поток. Если кассовые разрывы часты, это признак неэффективной работы подразделения.

Плановый кассовый разрыв. Для сезонного бизнеса кассовые разрывы не редкость, вопрос в том, как с ними справляетесь. Посмотрите, как и насколько эффективно финансисты восполняют дефицит денежных средств. Хороший признак, если финансовая служба обходится без заемного капитала. Например, договаривается с поставщиками и подрядчиками о переносе сроков оплаты.

Нежелательный, но возможный способ закрыть кассовый разрыв — кредиты и займы. Проверьте процентную ставку и сравните ее с предложениями на рынке. Если ставка выше рыночной более чем на 5 процентов, это говорит о неэффективной работе службы.

Негативный сигнал, если о кассовом разрыве было заранее известно, а сотрудники не смогли его вовремя нивелировать.


    ПРИМЕР 1

    В моей практике был случай, когда плановый дефицит денежных средств 30 млн рублей планировали перекрыть банковским кредитом.

    Мы начали готовить документы для банка за полмесяца. За неделю до ожидаемого кассового разрыва нам отказали в заемном финансировании. Приостановка оплат грозила нам потерей нескольких крупных контрагентов.

    Мы оперативно рассчитали, какая минимальная сумма нам нужна, чтобы не останавливать бизнес-процессы, и обратились к нескольким дружественным компаниям. У одной из них оказалась необходимая сумма, и нам удалось избежать негативных последствий.

    После этой ситуации я выработал правило — на случай планового кассового разрыва должно быть не меньше двух способов его закрыть.

    Внеплановый кассовый разрыв. Вторая ситуация — угроза кассового разрыва есть, но ее не указали в планах компании. Если такие прецеденты случались более двух раз в году, нужно корректировать работу финансовой службы.

    Есть две основных причины неожиданных кассовых разрывов: либо сотрудники не понимают, как работает бизнес, либо нет постоянного мониторинга экономической ситуации.

    Проверьте, какие инструменты используют финансисты, чтобы контролировать денежный поток. Плохо, если сотрудники финансовой службы не контролируют дебиторскую и кредиторскую задолженность или у них нет платежного календаря.

    Обратите внимание, есть ли косвенные признаки рисков кассовых разрывов. Например, резко и незапланированно выросли процентные расходы по займам или овердрафтам. Это может быть сигналом, что у компании был дефицит денежных средств, но казначейство закрыло кассовый разрыв заемными средствами и не известило руководство. Или поставщики начали жаловаться, что ваша компания не выполняет условия договоров и регулярно задерживает выплаты за поставки.

    Чтобы избежать незапланированных кассовых разрывов, создайте платежный календарь с шагом в день на текущий месяц. Все оплаты разделите на две категории. К первой, высокоприоритетной, отнесите платежи, которые нужно перечислить в установленные сроки. Все остальные оплаты — второстепенные, которые можно отправить позже, без серьезных последствий для компании. Наконец, предусмотрите возможность оперативно закрыть кассовый разрыв. Например, заключите договор с банком на услугу «Овердрафт» или договоритесь с акционерами о финансовой помощи, если она понадобится.



2. Недостоверное планирование

В компании должен быть актуальный годовой бюджет с детализацией по основным статьям доходов и расходов в разрезе по кварталам и месяцам. Анализируйте исполнение бюджета не реже раза в месяц. Если такой информации нет — это признак неэффективной службы.

Чтобы определить, насколько качественно планово-экономический отдел планирует бюджет, проведите план-факт анализ его исполнения. Обратите внимание на размер отклонений факта от плана. Если какая-либо статья отклонилась более чем на 20–25 процентов — это признак неэффективной работы финансистов.

Проведите интервью с руководителем планово-экономического отдела. Убедитесь, что его сотрудники используют правильные источники информации, чтобы составить план. А также что допущения в бюджетной модели соответствуют регламенту.


    ПРИМЕР 2

    В нашей компании двойная структура планирования — это центры бюджетирования (исполнители) и центры прибыли (заказчики).

    Заказчики формируют бюджеты исходя из предпосылок доходной части, а расходные статьи, как правило, наполняют вспомогательные подразделения — исполнители, такие как отдел маркетинга, АХО, отдел IT и т. п. Финансовая служба курирует весь процесс бюджетирования. Подготовленный таким образом бюджет согласует бюджетный комитет с участием акционеров.



3. Ошибки в управленческой отчетности

Руководство компании принимает управленческое решение на основании информации из финансовой отчетности. Финансовая служба эффективна, если представляет нужные документы оперативно и при этом данные в них достоверны.

Чтобы завести финансовую информацию в учетную систему, нужно время на ее обработку, классификацию и предварительный анализ. Иногда приходится ждать от контрагентов бухгалтерскую документацию, чтобы подтвердить затраты или доходы компании. Чтобы оперативно закрыть период, финансисты собирают отчет, в том числе и неподтвержденные данные, на эту сумму они делают допущения исходя из статистики предыдущих периодов.

Проверьте, насколько качественно сотрудники службы закрывают период и как они работают с финансовой информацией. Для этого изучите статьи отчетности. Если среди них присутствуют «Прочие расходы», в которых фигурируют значительные суммы, или «Накладные расходы» без детализации, из чего они состоят, — это признак неэффективной работы службы.

Чтобы предупредить ошибки в отчетности, создайте и утвердите регламент закрытия отчетного периода в управленческом учете. Назначьте ответственных сотрудников, кто будет предоставлять информацию.

Если в отчетности присутствуют статьи «Прочие расходы», определите их максимальный размер в процентном выражении по отношению ко всем расходам. Например, не более 5 процентов от всех затрат в месяц.


4. Поверхностный анализ фактических показателей

После того как финансовая служба сформировала отчетность, она должна проанализировать фактические показатели, написать пояснительные записки, в которых объяснить отклонения факта от плана и предложить мероприятия, которые минимизируют отклонения в будущем.

Оцените качество план-факт анализа исполнения бюджета. Если сотрудники не прокомментировали статьи с отклонениями или комментарии есть, но состоят из общих фраз, например, «прибыль меньше плановой из-за увеличения расходов…», это признаки некомпетентности работников планово-экономического отдела.

Чтобы повысить качество план-факт анализа, обязуйте экономистов по каждому значительному отклонению фактического показателя от планового собирать письменные или устные комментарии от руководителей соответствующего центра финансовой ответственности. Так вы обеспечите диалог между финансовой службой и основными подразделениями компании и избежите того, что экономисты сами придумают причины отклонений.


5. Регулярные пени и штрафы от налоговых служб

Разовые и небольшие по суммам пени — нормальная ситуация в работе компании. Например, перечислили налог в бюджет с опозданием на день или в предыдущем периоде подали налоговую декларацию с неточностями.

Согласитесь, иногда обстановка с платежами складывается так, что компании дешевле заплатить пени за пару дней просрочки по налогам. Особенно если есть риск потерять в разы больше на том, что вовремя не погасили обязательства перед главными поставщиками сырья или не перечислили проценты банку. Например, штрафные санкции по налоговым платежам составляют 1/300 ставки рефинансирования в день от суммы просрочки, а штрафы по отдельным коммерческим или кредитным договорам могут достигать пяти процентов в день от суммы задолженности.

Если в вашей компании постоянно возникают пени или штрафы после выездных или камеральных налоговых проверок в размере трех и более процентов от годового оборота фирмы — будьте уверены, это признак неэффективной работы бухгалтеров.

Обратите внимание на то, как бухгалтерия ведет налоговый учет и взаимодействует с ФНС. Возможно, в учете хозяйственных операций присутствует системная ошибка, которая повторяется каждый отчетный период.

Чтобы избежать возможных штрафов от налоговиков, введите в компании процедуру аудита документов и контроля нововведений в налоговом учете. Подумайте, стоит ли привлечь внешних консультантов или создать собственный отдел внутреннего аудита.

   Напишите или задайте вопрос.




Поделиться:
   Главная | Продукт | Купить | Материалы | Контакты  
Рейтинг@Mail.ru